Du har brugt tid på at oprette, hvad der ligner den perfekte forretnings kontinuitetsplan. Du har endda uddannet alle interessenter og sørget for, at alle nøglemedarbejdere ved nøjagtigt, hvad de skal gøre på hvert tidspunkt. Men hvordan kan du være sikker på, at du har en solid plan ?
Du kan virkelig ikke fortælle det, medmindre du har testet din forretningskontinuitetsplan for at give dig en idé om, hvordan en reel situation ville se ud. Men da ingen virksomhedsejer ligger rundt og venter på, at der sker en katastrofe, så de kan teste deres forretnings kontinuitetsplan, er der et behov for at komme med kreative måder at teste planen på. Inden vi diskuterer nogle af de teststrategier, du kan bruge, er det vigtigt at tænke på, hvordan man planlægger vellykkede forretningskontinuitetsplantest.
Først skal du beslutte dine mål for testen. Hvad nøjagtigt agter du at opnå? Og hvordan ville du måle forestillinger? Hvad er de resultater, du forventer ? Du skal svare på disse vigtige spørgsmål for at gøre det muligt for dig at oprette solide øvelser til at teste din forretnings kontinuitetsplan.
Det hjælper også med at samle et testdesignteam til din forretnings kontinuitetsplan. Dette team vil være ansvarlig for at undersøge de vigtigste områder i virksomheden, der kan blive påvirket af en katastrofekatastrofe og derefter udvikle både eksperimentelle og teoretiske opgaver for at hjælpe med at udføre test for forretningskontinuitet. Her er nogle kreative og smarte måder at teste din forretnings kontinuitetsplan.
Sådan testes din forretnings kontinuitetsplan
en. Round-table diskussioner
Dette kunne gøres ved at få nøglemedarbejdere eller respondenter til at sætte sig ned for at tale om potentielle katastrofescenarier og hvordan de ville blive håndteret. Det er en smart måde at konstatere, at hver medarbejder eller responder ved præcis, hvad deres rolle er i bedring af katastrofer, og at de faktisk er i stand til at håndtere denne rolle.
Du kan fortsætte med at uddanne nogen til at være en responder i årevis og alligevel blive dybt overrasket, når katastrofen til sidst sker - fordi personen underpresterer. For at undgå sådanne situationer er det bedst at sikre sig, at alle forstår, hvad der kræves af dem gennem mundtlig demonstration af, hvordan de vil reagere på kritiske katastrofesituationer, og hvordan de ville håndtere deres roller i forretningsplanens kontinuitetsplan.
b. Test nogle variabler
Når katastrofe sker, starter det mest som en situation, der påvirker en lille del af organisationen, som derefter spreder sig og påvirker hele organisationen. For eksempel kan et lille computerbrud vise sig at være en enorm katastrofe for organisationen, hvis den ikke kontrolleres til tiden.
Derfor, hvis du vil teste din forretningskontinuitetsplan, kan du oprette en lille testsituation, som at forkaste adgang til virksomhedens internet eller bevidst forstyrre strømmen af arbejde og derefter observere, hvordan medarbejderne ville reagere på det. Du skal heller ikke glemme at sammenligne deres svar med det, der er beskrevet i forretningsplanens kontinuitetsplan for at være sikker på, at de virkelig forstår deres roller og handlede i overensstemmelse hermed.
c. Opret ubehag
En anden strategi, der fungerer godt, er at indføre en situation med ubehag. Hvis der er noget, som dine medarbejdere er så vant til at arbejde med, så prøv at eliminere den ting i et par dage og se, hvordan de ville klare det uden det.
For eksempel kan du gøre varevogne 'utilgængelige' i et par dage og se, hvordan de ville sikre, at kunderne stadig holdes tilfredse og leverede. Tanken bag dette er at observere, hvordan dine medarbejdere ville være i stand til at reagere og styre en situation med begrænsede ressourcer.
d. Nødøvelser
Dette kan bruges til at teste forretningskontinuitetsplan såvel som din medarbejders svar på nødsituationer og sikkerhedsproblemer. Når katastrofe opstår, er den første øvelse evakuering. Derfor skal du være sikker på, at dine medarbejdere og respondenter fuldt ud forstår evakueringsproceduren. Du skal sikre dig, at du gør dette mindst en gang om året.
e. Seminarer og træninger
Regelmæssige seminarer og træninger med praktiske øvelser i slutningen af dagen kunne bidrage til at øge dine medarbejders viden om planlægning af forretningskontinuitet. Derudover kan praktiske prøver og opgaver ved afslutningen af sådanne træninger også gå langt i at hjælpe med at teste deres viden.
f. Regelmæssige anmeldelser
Det hjælper også med at udføre regelmæssige anmeldelser af din forretnings kontinuitetsplan. Du kan leje eksperter til planlægning af kontinuitetsplaner til at hjælpe med at vurdere din plan såvel som din virksomheds beredskab til katastrofe. Disse fagfolk gennemgår din plan og giver professionel rådgivning om, hvad du skal inkludere eller fjerne fra din forretnings kontinuitetsplan for at gøre den bedre.
Sådan implementeres en forretnings kontinuitetsplan
Selvom du har brug for en moderat dosis optimisme for at få din virksomhed i gang og gå, skal du altid huske på, at din virksomhed kan stå over for hårde udfordringer på ethvert tidspunkt. Katastrofe er en af disse udfordringer.
Selvom katastrofer er uforudsete, er du nødt til at forberede din virksomhed til dem, så det kan fortsætte, selv i lyset af disse katastrofer. Det kræver ikke en stor katastrofe at forstyrre din virksomheds daglige drift. Selv en simpel katastrofe, såsom strømafbrydelse eller et angreb fra cyberkriminelle, kan forårsage enorme skader på din virksomhed, lade store katastrofer medtage som store oversvømmelser og orkaner.
En forretnings kontinuitetsplan er en koordineret strategi, der involverer planer og procedurer, der sikrer klienter, at en virksomhed har evnen til løbende at imødekomme deres behov efter en ikke planlagt forretningsforstyrrelse. Den beskriver, hvordan din virksomhed vil fortsætte sin virksomhed, efter at have været ramt af enhver form for katastrofe. At have en på plads betyder at arrangere, hvordan du fortsætter med at levere dine produkter eller tjenester ( som er de mest kritiske for forretningsdriften ) og identificere de ressourcer, du har brug for for at understøtte kontinuiteten i din virksomhed.
Det er meget vigtigt at have en forretnings kontinuitetsplan. Imidlertid er det endnu vigtigere at implementere den på den rigtige måde - og på det rigtige tidspunkt. Du opnår ikke dine forretningsmæssige kontinuitetsplanlægningsmål, hvis din plan er dårligt implementeret.
De typer katastrofe, som din virksomhed sandsynligvis vil støde på, bestemmer, hvilke handlinger du skal tage for at sikre forretningskontinuitet i lyset af sådanne katastrofer. For eksempel, hvis der er et brandudbrud eller en anden katastrofe, der er en fare for din virksomhedsopbygning, bør en af dine vigtigste planer være at evakuere dine medarbejdere til udpegede mødzoner andetsteds. Men hvis der er en miljø- eller vejrrelateret katastrofe, kan evakuering af din virksomhedsopbygning sætte dine medarbejdere i større risiko for skade. Så det er vigtigt at tage de rigtige skridt, når du prøver at sikre forretningskontinuitet.
Implementering af en forretningskontinuitetsplan skal være en nem opgave, forudsat at du har lagt alle de nødvendige anstrengelser i at skabe planen i første omgang. Og det trin, du vil tage under implementeringen, afhænger af de katastrofer, du forbereder din virksomhed til. Her er de typiske trin, der skal følges, når du implementerer en forretnings kontinuitetsplan:
Trin 1-: Kontroller dine forretnings kontinuitetsplaner for at kende dine evakueringsplaner for katastrofetypen. Dit første store mål er at sikre, at alle - især dine medarbejdere er ude af anlægget og er sikre. At miste en medarbejder til katastrofe kan ødelægge din virksomhed, afhængigt af hvor vigtig medarbejderen er for din virksomhed. Når du kommer til de udpegede mødepunkter for evakuering, skal du udføre et antal medarbejdere for at sikre, at alle er til stede og har det godt. Hvis en medarbejder er berørt af katastrofen, skal du begynde at gøre en indsats for at hjælpe dem med at komme sig så hurtigt som muligt.
Trin 2: Evaluer graden af skade, der er foretaget ved katastrofen. Mistede du din beholdning? Miste du nogle vigtige kunde- og produktoplysninger? Har katastrofen forårsaget betydelig skade på dit datacenter? Miste du nogle vigtige aktiver i din virksomhed ? Dine svar afgør, hvilke skridt der skal tages for at opnå fuld genopretning af de mistede enheder.
Trin 3: Kontakt tredjeparter, der kan være til hjælp. Kom i kontakt med dine leverandører og kunder for at informere dem om udviklingen og anmode om deres support, mens du prøver at få din virksomhed til at gå igen. Kontakt endvidere dit forsikringsselskab for at begynde at foretage træk for et krav.
Trin 4: Ring til et møde med dine ansatte, ledere og aktionærer. På mødet skal du underrette dem om, hvor lang tid det kan tage at komme sig, og fremhæve de forskellige gendannelsesstrategier i din kontinuitetsplan.
Trin 5: Begynd med restaurering af varer eller tjenester, der kræves for at genoptage forretningsdriften til et funktionelt niveau, selvom din virksomheds bygning stadig renoveres. Hvis nogen af dine medarbejdere kan kommunikere i øjeblikket, skal du sørge for det, da dit mål er at få din virksomhed tilbage på fødderne så hurtigt som muligt.
Trin 6: Kontroller din forsikringsdækning, og find ud af, hvilke beskadigede aktiver ( såsom hardware / software og infrastruktur skal udskiftes . Udarbejd en komplet liste over disse aktiver, og analyser, hvordan du udskifter dem. Send listen også til forsikringsselskabet som udgifter til udskiftning af de mistede aktiver.
Selv om forretnings kontinuitetsplaner varierer afhængigt af forretning og katastrofetype, der forventes, er disse trin gældende for stort set alle forretnings kontinuitetsplaner.