En sekretær har en meget magtfuld position i enhver organisation. Når en person går ind i dit firma for første gang, er den første person, han sandsynligvis ser, din sekretær eller receptionist, og den måde, han behandles af dem, vil gøre langt i at danne et indtryk af din virksomhed på besøgende sindet.

Derfor er det ikke forkert at sige, at sekretærer / receptionister er billedskabere af din virksomhed. De skal vide, hvordan de skal klæde sig godt, tale godt og endda tale godt; de skal også være mennesker, der kan holde fortrolige oplysninger og kan være punktlige på arbejde hver dag. Nogle af de ting, man skal være opmærksom på, når man interviewer en sekretær eller receptionist-stilling inkluderer:

6 faktorer, man skal kigge efter, når man interviewer en sekretær / receptionist

Erfaringsniveau -: Du skal finde ud af, hvor meget kandidaten ved om at være receptionist / sekretær, og om hun har besat en lignende stilling før eller ej.
Færdigheder -: En anden ting man skal kigge efter er kandidatens færdigheder som kommunikations- og skrivefærdigheder.
Evne til at arbejde med overordnede -: Receptionister / sekretærer har for det meste seniorarbejdere, som de forventes at arbejde sammen med. Du vil gerne vide, om denne person kan arbejde godt sammen med sine overordnede.
Inter-office kommunikationsevner -: Du vil også gerne bestemme, om denne person er i stand til at håndtere de forskellige personligheder, hun sandsynligvis vil møde med hverdagen.
Punktlighed: Enhver anden person kan spille jobtransport men ikke receptionisten. Den stilling, hun indtager, er så vigtig, at hun skal være på arbejde t hele tiden, og du er nødt til at finde ud af, om denne person er i stand til at forpligte sig til det.
Multi-Taking Skills-: Arbejdsbyrden for en sekretær er normalt tung. Hun er nødt til at skrive, besvare opkald, modtage gæster og gøre en hel masse ting på samme tid. Evnen til at multi-task er en meget vigtig færdighed, som enhver sekretær skal have.

Sådan forberedes en interviewsession for en sekretær / receptionist

Vælg et sted til interviewet . Placeringen skal være et roligt sted med mindre distraktion.
Beslut om timing af samtalen . Hvor længe interviewet vil vare.
Vælg interviewpanelet . Hvis du har en personalechef, skal han være i interviewpanelet. Du skal også medtage nogle af de mennesker, som receptionisten vil arbejde med i organisationen.
Udskriv en kopi af hver kandidats curriculum vitae, og overlever den til medlemmerne af interviewpanelet, så de kan lære nogle ting om kandidaten og kende nogle af de spørgsmål, der skal stilles inden interviewet.
Forbered dine spørgsmål på forhånd, og vælg, hvem der vil stille hvert af spørgsmålene.

Nogle af de spørgsmål, du skal stille under interviewet, inkluderer:

35 mulige spørgsmål, som du kan stille potentielle sekretærer / receptionister

Har du nogen erfaring med kalendervedligeholdelse og mødeplanlægning? Hvis ja, hvordan planlægger du et møde?
Hvad er de ting, der skal tages hånd om, når du planlægger et møde?
Hvilken kalenderstyringssoftware kender du?
Hvad er fortrolige oplysninger?
Hvis en information / fil er mærket fortroligt, hvordan ville du håndtere den?
Fortæl mig hvad du ved om arkiveringssystemer.
Hvordan fører du poster?
Hvordan ville du håndtere arkivering af computere?
Hvad er et formelt og uformelt brev?
Hvad ville du medtage i et formelt brev, som du ikke ville gider at have i et uformelt brev?
Har du eksempler på formelle breve, som du har skrevet før?
Hvad er de forskellige typer forretningskommunikationssystemer?
Hvilken software eller applikation bruger du for at sikre, at du skriver korrekt?
Giv sekretæren et brev med nogle fejl, og bede hende om at redigere brevet på få minutter.
Hvilke udfordringer står du overfor, når du prøver at give skriftlig kommunikation?
Hvilke skridt tager du for at sikre, at filer let findes især i dit fravær?
Hvorfor vil du forlade dit nuværende job?
Hvilke forslag eller forbedringsråd har du til os baseret på vores nuværende sekretærprocedurer?
Hvis du havde flere prioriteter, der krævede håndtering på samme tid, hvordan skal du vælge, hvilken der skal behandles først?
Beskrive multi-tasking?
Tror du, at du er i stand til at multi-opgave?
Hvad hvis du finder ud af, at din arbejdsbyrde er lidt for tung, hvad ville du gøre?
Hvordan ville du håndtere strenge frister?
Fortæl mig om et tidspunkt, hvor du skulle håndtere en meget streng frist inden for utilstrækkelig tid.
Hvilken type computersoftware og applikationer er du meget bekendt med?
Hvad er din skrivehastighed?
Hvilke ting forventes en sekretær at gøre på et ledelsesmøde?
Hvordan håndterer du vanskelige mennesker på telefon?
Har en besøgende eller klient nogensinde været uhøflig over for dig? Hvis ja, hvordan har du det, og hvordan håndterede du det?
Hvordan håndterer du vrede kunder?
Er du en meget hurtig arbejdstager, eller kan du lide at tage din tid, så du ikke begår fejl i stedet?
Hvad er korrekturlæsning?
Hvad er de ting, man skal passe på, når man læser korrektur?
Kan du lide at arbejde med andre mennesker, eller foretrækker du at arbejde alene?
Hvad er det mindste beløb, du kan tage, hvis du tilbydes dette job?

Dette er de grundlæggende spørgsmål, du skal stille kandidater, der interviewer for en sekretær / receptionist stilling. Du kan også overveje at gå et skridt videre ved at give kandidaten nogle praktiske opgaver at udføre, som at skrive et brev eller besvare et telefonopkald.

Du skal også observere, hvordan kandidaten klæder sig og komporterer sig selv; sekretærer antages at være godt klædt, høfligt og være af god opførsel til enhver tid. Da personen også håndterer en masse fortrolige oplysninger, kan du undersøge kandidatens baggrund og bede om henvisninger, så du kan være på den sikre side.