Vil du spore dine udgifter, men mangler knowhow og værktøjer? Hvis JA, her er 17 nyttige tip til, hvordan du kan holde styr på dine forretningsudgifter uden omkostninger.
Uanset hvilken type virksomhed, du driver eller driver, er det uundgåeligt, at du pådrager dig den ene form for udgift eller den anden. Mængden af penge, som en virksomhed bruger, og hvordan den bruges, vil altid spille en vigtig rolle i afgørelsen af, om en virksomhed vil få succes eller ej.
For en virksomhed, der bruger en masse penge på udgifter for at holde sig flydende, skal den kunne generere overskud. Virksomheder, der pådrager sig høje udgifter i løbet af at drive forretning, men ikke tjener meget, vil helt sikkert foldes op med tiden.
På grund af det faktum, at alle virksomheder skal forsøge at opretholde en balance mellem det overskud, de får, og de udgifter, de bruger, er det yderst vigtigt at løbende evaluere udgifterne. Evaluering af disse udgifter giver virksomhedsejere mulighed for at bestemme, hvor de bruger mest penge, og bestemme måder at minimere udgifterne på.
Ved at reducere det beløb, en virksomhed bruger, kan det være i stand til at øge sin fortjeneste. Men inden forretningsudgifter kan evalueres, skal virksomhedsejere korrekt spore forretningsudgifter. Der er forskellige metoder, der kan bruges til at holde styr på forretningsudgifter. Nogle af de mest populære metoder til sporing af forretningsudgifter inkluderer brug af papirarkivering, regneark og softwaresystemer.
Den metode, du vil gå efter, kan være baseret på personlig præference eller typen og størrelse af den involverede virksomhed. Hver af disse metoder fokuserer på at organisere forretningsudgifter efter specifikke kategorier og regelmæssigt opdatere de anvendte beløb i hver for at finde ud af de samlede forretningsudgifter for en virksomhed. Her er nogle andre grunde til, at du regelmæssigt skal spore dine forretningsudgifter
4 grunde til, at du skal spore dine forretningsudgifter, der starter i dag
en. Forbedret økonomisk bevidsthed og pengehåndteringsevner : en af de mest almindelige årsager, der er ansvarlig for fiaskoen for de fleste virksomheder, er mangel på kontanter. Da pengestrømmen er så vigtig for en virksomheds overlevelse, giver det kun mening, at en smart forretningsmand eller kvinde vil gøre sit bedste for at sikre, at hans virksomhed ikke falder i fælden med at have for lidt?
En måde du kan gøre dette på er gennem daglig udgiftsstyring, så du ikke kommer til slutningen af måneden og finder ud af, at udgifterne overskredet indkomsten.
Ved at holde styr på dine forretningsudgifter vil du være bedre i stand til at kontrollere omkostningerne, vide nøjagtigt, hvad du bruger på, og hvor meget det koster dig. Disse daglige tal bliver din markør for at se, om du er over eller under dit månedlige budget. Hele processen hjælper dig med at blive mere økonomisk opmærksom. Med disse data kan du registrere og rette dårlige forbrugsvaner lige fra starten, før de går ud af hånden.
Du sparer ikke kun penge - hvilket har en positiv indflydelse på din bundlinje - men frigør kontanter, som du kan investere i andre vigtige forretningsområder, såsom din marketingafdeling.
b. Du er bedre forberedt på skattesæsonen og kan få penge tilbage: skattesæsonen kan være en hel besvær, især hvis du ikke er godt forberedt; faktisk kan det frygte. Virksomhedsejere snuble ofte febrilsk og forsøger at samle alle de nødvendige fakturaer og kvitteringer på deres bærbare computere og sko.
Men du behøver ikke at gennemgå dette. Ved at holde ordentlige poster vil du altid være klar til den kommende skattesæson. Ingen løb rundt, ingen stress og ingen bekymring for, om du mister penge. Du ser, mange udgifter er fradragsberettigede, hvilket betyder, at du kunne få penge tilbage. Disse udgifter inkluderer:
- Forretningsfrokost og møder
- Omkostninger til mobiltelefon og data
- Rejseudgifter, som brændstof til at deltage i et kundemøde
- Kontorartikler såsom papirvarer.
- Lejeudgifter
- Udgifter til hjemmekontor : Hvis du har hjemmekontorer, kan du kvalificere dig til afskrivninger på hjemmekontor. Hvis dit hjemmekontor f.eks. Er 20% af størrelsen, kan du kræve 20% tilbage fra forsyningsselskaber, vedligeholdelse osv.
Men du kan kun få penge tilbage, hvis du sporer, kategoriserer og afslører disse forretningsudgifter. Manglende opretholdelse af nøjagtige poster betyder, at du efterlader hårdt tjente kontanter på bordet og i hænderne på skattemanden.
c. Lykkeligere medarbejdere: Hvis du administrerer et team af medarbejdere, sender de sandsynligvis kvitteringer for rejseudgifter, måltider og andre udgifter til lomme. Ved at holde styr på disse udgifter kan du godtgøre dine ansatte deres penge til tiden. At tilbagebetale dine medarbejdere deres penge holder dem glade og forhindrer dem i at skulle minde dig om de udgifter, der blev indsendt for længe siden.
d. Let at bestemme rentabiliteten: næsten enhver virksomhedsejer ved, hvordan man beregner rentabiliteten (omsætning minus udgifter). Rentabilitet fortæller dig, om din virksomhed klarer sig godt eller ej, det hjælper også med at tiltrække investorer, finansiere dine daglige aktiviteter og hjælper med at få finansiering.
Betydningen af at være rentabel kan ikke overvurderes, men paradoksalt nok har mange erhvervsejere meget dårlig forståelse af det. Dette skyldes normalt, at de ikke har nøjagtigt ført oversigt over deres indkomst og udgifter, hvilket gør det vanskeligt for dem virkelig at vide, hvor de står.
Heldigvis ved ofte at spore udgifter kan du hurtigt bestemme din rentabilitet uden at grave igennem posterne.
Regelmæssig sporing af forretningsudgifter forhindrer dig også i at komme med uddannede gætte om rentabilitet. Mange virksomheder laver denne fejl - når se salget kommer ind antager de forkert, at deres forretning er mere rentabel end den faktisk er.
Med det i tankerne er her nogle måder, hvorpå en virksomhed kan holde styr på sine udgifter;
4 Overkommelige, men meget effektive måder at spore forretningsomkostninger på
jeg. Hovedbok: Nogle forretningsejere foretrækker stadig den forældede pen og papir til at holde styr på deres udgifter. Hovedbøger kan dog kun administreres til at drive en lille virksomhed, såsom et enkeltpersonforetagend, uden ansatte eller en masse komplekse transaktioner, og som sådan kan det være så enkelt at holde styr på dine udgifter som at registrere dem i en avsats dagligt eller en gang om ugen .
Kom skattetid, tilføj hver udgiftskategori, og registrer dem i skema C i din selvangivelse. For et større firma bliver du nødt til at gå efter noget mere effektivt i andre for korrekt at håndtere dine udgifter.
ii. Software og regneark: computersoftware gør det meget lettere at holde styr på forretningsudgifter. For eksempel giver software som QuickBooks dig mulighed for at kategorisere udgifter, registrere hver udgift og mærke den med den rigtige kategori.
Du kan også køre rapporter for at spore udgifter i forskellige kategorier. Software er mere effektive end den manuelle pen og papir-metode, og det gør det lettere at forberede skat, fordi computeren holder styr på udgifterne og tilføjer dem op for dig. Du bør tage sikkerhedskopi af din software dagligt for at undgå at miste dine forretningsregistre.
Virksomhedsejere kan også spore forretningsudgifter ved hjælp af regneark. Regneark og software bruger edb-logfiler til at spore udgifter på lignende måde som papirlogfiler. Mange virksomheder foretrækker at gå efter denne metode, når de sporer udgifter, fordi det kræver mindre fysisk lagerplads, og der kan fås adgang til poster næsten hvor som helst når som helst.
Det kan også være meget lettere at organisere forretningsudgiftskategorier og opdatere totaler, når du bruger denne metode. De mest almindelige kategorier for forretningsudgifter, der er inkluderet i softwaresporingssystemer, inkluderer husleje, værktøjer, rejseomkostninger, klientunderholdning, lønningslister, skatter og forsyninger. Software til sporing af udgifter til små virksomheder beregner omkostninger automatisk, når udgifter indtastes, hvilket sparer meget tid i sammenligning med andre metoder.
iii. Kvitteringer: Din oversigt over udgifter, hvad enten de er skrevet eller indtastet i computeren, er kun en del af den dokumentation, du har brug for til din forretningsskat. Du skal også opbevare kvitteringerne for dine udgifter. For en mindre virksomhed med få kvitteringer er der en fil af trekkspil med etiketter til de forskellige udgiftskategorier, såsom reklame, kontorartikler, porto, et al. fungerer fint. For en større virksomhed kan mapper i et filskab fungere. Når du har registreret en udgift, skal du arkivere kvitteringen i den relevante filmappe eller sektion af din trekkspil.
iv. Kilometertal: Hvis du bruger dit personlige køretøj til din virksomhed, kan du trække en fast sats for hver kilometer, du kører til forretningsformål, såsom at ringe til klienter eller køre til kontorleverandøren for at hente printerpatroner. For at gøre dette, skal du føre en kilometertal log ind i din bil og registrere start- og slutmilen for hver tur sammen med formålet med turen. Dette gør det lettere at tilføje dine virksomhedsmile ved udgangen af året, men det fungerer også som dokumentation for at retfærdiggøre dit kilometertal fradrag til IRS.
Sådan følger du forretningsudgifter - 17 nyttige tip
1. Opret en forretningsbankkonto: mange eneejere ser ikke behovet for at adskille deres forretnings- og personlige konti. Hvis du har en lignende tankegang, er det på tide, at du kasserer det og får en forretningsbankkonto. Sørg altid for, at din forretningsindkomst går til din virksomhedskonto, og brug en forretningskredit eller kontrolkonto til forretningsrelaterede køb, der kan betales med kort.
Hvis de har behov for det, kan du flytte penge mellem de to konti, men en klar sondring mellem de to konti hjælper dig med let at holde styr på din forretning og personlige udgifter. Oprettelse af en forretningsbankkonto vil også opbygge din forretningskredit, som kommer godt med, hvis du har brug for finansiering i fremtiden.
Derudover giver det mening at få et kreditkort dedikeret til forretningsbrug. Dette skyldes, at du finder det lettere at systematisk organisere dine udgifter ved hjælp af et dedikeret kreditkort. Dette burde også være mere praktisk end at føre kontanter, da de fleste detailhandlere nu også accepterer kreditkort til små transaktioner.
2. Undlad at fjerne dine kvitteringer: smid ikke bare kvitteringer, snarere når du får kvitteringer for forretningsrelaterede køb, skal du opbevare dem i konvolutter eller en skuffe og derefter arkivere dem i et arkivskab, organiseret efter måned. Hvis du er revideret, har du muligvis brug for disse kvitteringer som bevis på dine forretningskøb.
Det er meget nyttigt at opbevare kopier af udgiftskvitteringer, når du udfylder dine selvangivelser. Indrømmet, at IRS ikke kræver kvitteringer for forretningsudgifter, der ikke overstiger 75 dollar, men det anbefales (især for en lille virksomhed) at beholde kvitteringer for køb for at spore forretningsudgifter effektivt.
3. Brug en online kalender til at notere dine udgifter, når de forekommer : online kalenderværktøj som Google Kalender kan være et meget værdifuldt værktøj til opsætning af meddelelser om tilbagevendende eller engangsudgifter. Brug begivenhedsformularen til at nedskrive typen af udgifter (dvs. forsyningsselskaber, husleje, entreprenørservice) og modtageren af midlerne. Disse kalendere kan også bruges til at konfigurere advarsler, der minder dig om at betale kommende udgifter, før de forfalder, og du vil være i stand til at udskrive hele kalenderen til reference, når den næste skattetid rulles rundt.
4. Brug software til at spore og analysere dine forretningskøb : De fleste regnskabssoftwareprogrammer giver muligheder for at oprette udgiftskategorier og knytte dem til lignende poster på dine skatteskemaer, hvilket reducerer den tid, du har brugt på at udarbejde dine selvangivelser. Disse programmer kan også bruges til at generere resultatopgørelser, så du nemt kan vurdere den økonomiske sundhed i din virksomhed. Brug af software til at spore forretningsudgifter sparer dig meget tid, når skattesæsonen kommer rundt, og du er nødt til at arkivere dine skatter.
5. Ansæt en bogholder: Hvis du bemærker, at din virksomhed vokser og udgifterne bliver mere komplicerede, skal du overveje at ansætte en bogholderes tjenester for at hjælpe dig med at gennemgå dine kvitteringer og fakturaer og spore dem i regnskabssoftware et par timer hver måned. Normalt opkræver bogholderne mellem 20 og 50 dollars i timen for deres tjenester, hvilket er ganske værd.
6. Få hjælp : Hvis du lige er startet med din virksomhed og finder ud af, at du har problemer med at holde styr på dine udgifter, skal du bede om hjælp, så du kan starte med højre fod.
7. Hold dig oppe med papirarbejde : For at trække de fleste udgifter, skal du registrere køb, f.eks. Kvitteringer, aflyste kontrol eller regninger. Brug lidt tid i slutningen af ugen på at indtaste kvitteringer eller downloade dem fra din bank- eller kreditkortwebsted til dit regnskabsprogram. Tildel altid udgifter til kategorier som reklame, forsyningsselskaber, kontorartikler osv. Du skal også gemme fysiske kvitteringer i virksomheden i 7 år, hvis IRS eller din skatteforberedende har brug for at se dem.
8. Trim overskydende: Hvis dine udgifter er mere end dit budget, ved du, at du er nødt til at sidde op og tage forholdsregler. Se på hver af dine udgifter for at se, hvor du muligvis kan reducere.
9. Glem ikke dit køretøj: Spor din kilometertal og andre relaterede køretøjsudgifter separat og opdater det regelmæssigt. Spor ikke bare hvor mange miles det var fra punkt A til punkt B, men sørg for at notere kilometertal også.
10. Brug regnskabssoftware : med bogføringsprogrammer kan du nemt balancere din tjekbog. Men de fleste software leveres også med ekstra funktionalitet, såsom at kontrollere resultatopgørelsen månedligt, kvartalsvis eller når du har brug for at se, hvor din fortjenstmargen står. Det er tid til at stoppe med at stole på regnemaskiner for at gøre regnskab for din virksomhed.
Der er flere regnskabsprogrammer til rådighed til sporing og styring af udgifter på en måde, der er let at forstå. De fleste af dem er fejlfri og giver hurtige resultater. Når du vælger regnskabssoftware til din virksomhed, skal du sørge for at få et program, der er kendt og populært blandt regnskabsfolk.
11. Udpeget håndtering af småkontanter: Udpeg en pålidelig person i virksomheden til at håndtere småkontanter for at gøre det lettere at spore bevægelsen af dine penge og undgå forvirring og fejl. Selvom håndtering af småkontanter stort set håndterer små mængder penge, kan disse små beløb hurtigt tilføje et stort beløb. Sæt klare retningslinjer for, hvad småkontanterne kan bruges til og eliminere unødvendige udgifter.
12. Må ikke udsætte dig: registrer altid dine kvitteringer, så snart du får fat i dem i stedet for at vente på, at de skal hældes op. Udskillelse i denne sag kan føre til, at du mister oversigt over dine økonomiske data. Dokumentation af sådanne data sparer jævnligt tid og sikrer, at dine poster altid er ajourførte.
13. Bevar et budget: At have og vedligeholde et budget er meget vigtigt for at holde styr på dine udgifter. Undersøg dine ugentlige udgifter i detaljer, og se, hvor godt dine indtægter står mod dem.
Afhængig af situationen på jorden, er du muligvis nødt til at finpusse dit budget til tider. Hvis behovet opstår, skal du gøre det nødvendige, men sørg for, at du afsætter nok midler til alle de store afdelinger i din virksomhed. Derudover skal du afsætte beredskabsmidler til nødsituationer.
14. Kend grundlæggende regnskabsføring: selvom du agter at ansætte en professionel til at håndtere din regnskab for dig, vil din virksomhed have stor fordel, hvis du er ganske vidende om grundlæggende regnskabsværktøjer og er aktivt involveret i pengehåndteringen af din virksomhed. Penge betyder meget i forretningsverdenen, at kende de økonomiske aspekter ved at drive en virksomhed er lige så vigtig som at vide om det produkt eller den tjeneste, du sælger.
Prøv dit bedste for at studere om emner som bogholderi og regnskab for at få bedre indsigt og forståelse af dine investeringer. Spor bevægelsen af kontanter ind og ud af din virksomhed; dette kaldes pengestrøm. Kontanter henviser til dine penge i banken, som du har brug for at betale dine ansatte, leverandører og kreditorer med. Forståelse af forskellen og implikationen af en positiv og negativ pengestrøm kan være meget nyttigt for din virksomheds økonomiske velvære.
En positiv pengestrøm er god for alle forretninger, og det indikerer, at der er flere penge i at komme ind i virksomheden end der går ud. På den anden side viser en negativ pengestrøm, at der går flere penge, end der kommer ind, og det er aldrig godt. Hvis tendensen med negativ pengestrøm ikke vendes, lukker virksomheden bestemt.
At følge din pengestrøm vil hjælpe dig med at spore dine penge ved at bestemme, om for mange af din virksomheds aktiver er bundet i varebeholdning, hvis du har brug for at samle penge, der skyldes dig, eller om der bare ikke er nok tilstrømning af kontanter til forretning.
Derudover skal du også undersøge din virksomheds balance. En balance viser et øjebliksbillede af din virksomheds økonomiske situation på ethvert givet tidspunkt. Den viser din virksomheds aktiver og forpligtelser for at nå frem til dens nettoværdi. Det giver også et klarere billede af, hvad din virksomhed ejer og skylder på et givet tidspunkt.
15. Planlæg for større udgifter: Hold altid store udgifter i perspektiv, og planlæg, at de falder sammen med, når din økonomiske kalender blomstrer i stedet for i perioder, hvor du har et stramt budget. Det er meget nødvendigt, at alle virksomhedsejere skal vide, hvilke måneder der er langsomst med salg for at undgå unødvendige udgifter i disse perioder. Planlæg alle større udgifter forud for at forberede dig på de ekstra udgifter. Dette vil hjælpe med at undgå unødvendige lån fra firmakonti. Undgå om muligt store udgifter i løbet af din langsomme sæson.
16. Registrer indskud korrekt: du skal sørge for, at vores registrering af alle dine forretningsdepoter er korrekt for at sikre, at du ikke betaler skat af penge, der ikke engang blev sat i virksomheden som indkomst i første omgang. Vedtage et system på dit kontor for at holde alle økonomiske aktiviteter lige - vide, hvor penge kommer fra, samt hvor de skal hen.
Afslutningsvis kan det være ret spændende at starte en egen virksomhed, men det kan være en smule besvær at gøre virksomheden til en succesrig virksomhed. Sammen med de flere ups vil der også være et par nedture. Du er nødt til at få viden og teknologi til at fungere til din fordel for at håndtere ulemperne. Bortset fra det, bør ovennævnte tip hjælpe dig med at forberede og forkæmpe storme ved at holde dine udgifter lave og indtægterne høje.