Som virksomhedsejer, virksomhedsledelse eller anden interessent i en virksomhed skal du regelmæssigt eller ved lejligheder afholde bestyrelsesmøder. Da disse møder er beregnet til at tjene formålet med gruppekommunikation og idédeling blandt de store parykker i en virksomhed eller branche, er du nødt til at forstå, hvordan du udfører dem effektivt for at nå dette formål.
Hvis et bestyrelsesmøde lykkes, går det meste af æren til den person, der har været formand for mødet. Og hvis det ikke lykkes at nå sit formål, går det meste af skylden til den samme person. Den eneste forskel mellem et vellykket møde og et mislykket møde ligger i, hvordan begge køres. Vil du gerne gennemføre vellykkede bestyrelsesmøder, der vil nå deres mål ? De følgende ti tip hjælper dig.
- 10 grunde til, at forretningsmøder er spild af tid
10 kraftfulde tip til at gennemføre et bestyrelsesmøde med succes
1. Definer mål og distribuer dagsorden på forhånd
En af de nemmeste måder at spilde tid på et møde på er at kræve, at deltagerne fremsætter ideer eller forslag til noget, de hører om for første gang på det møde. Alligevel er denne fejltagelse meget almindelig.
I stedet for at spilde dyrebar tid på et møde ved at omdanne det til en brainstorming-session, kan du oprette en struktur til mødet og kommunikere dagsordenen til de inviterede deltagere på forhånd. På denne måde ville de have brainstormet til ideer og endda finjusteret dem inden mødedatoen. Dette sparer meget tid og hjælper dig med at opnå mere på et enkelt møde.
2. Tag ansvar over hele mødet
Gode møder er produkter af godt lederskab. Så kontroller mødet, og gør det klart for deltagerne, at du agter at holde mødet relevant og kort. Placer et ur, hvor alle vil se det for at vise dine kolleger på mødet, at du virkelig værdsætter deres tid. Under mødet skal du sikre dig, at dine diskussioner ikke bliver genstand for emne. Hver gang dette sker, skal du fokusere gruppen igen ved at minde dem om de relevante spørgsmål, du har på mødets dagsorden.
3. Tillad alle at bidrage
Essensen af at indkalde til et møde i første omgang er at sikre tovejs kommunikationsstrøm. Med henblik herpå er det vigtigt at opmuntre ærlige og relevante bidrag fra alle til stede på mødet. Som leder af mødet kan du nemt falde i en fejltagelse med at bære din mening på ærmet, men du skal være på vagt, hvis dette, da det besejrer formålet med mødet. Undgå fristelsen til at afvise andres bidrag øjeblikkeligt - selv når de lyder risikable eller almindelige stumme.
4. Afslut dit møde med en handlingsplan
Et af kendetegnene for et vellykket møde er en handlingsplan, der beskriver de forskellige strategier, der skal implementeres, baseret på de beslutninger, der er truffet på mødet, de personer, der er ansvarlige for gennemførelsen, datoen og tidspunktet for implementeringen og det forventede resultat af strategien.
5. Hold detaljerede referater fra mødet
Det er meget vigtigt at have nogen til at registrere protokollen eller gå videre til et møde. Protokollen vil fungere som bevis på, at mødet blev afholdt, og som en historisk henvisning til afklaring af tvivl eller misforståelser, der måtte opstå i forbindelse med mødets behandling.
6. Fjern alle distraktioner fra lokalet
Mens det forventes, at alle deltagere på mødet fjerner alle personlige distraktioner såsom smartphones og tablets, forventes det lige så, at du - som leder af mødet - fjerner alle distraktioner fra mødestedet. For eksempel, hvis et møde skal afholdes i din virksomheds lanceringsrum, skal du slukke for LED-tv'et, da det ville være vanskeligt for dine deltagere at ikke kigge på det med intervaller under mødet, hvis du holder det på.
7. Afbryd aldrig nogen
Selv hvis du er overlegen over alle andre deltagere på mødet, skal du altid modstå fristelsen til at skære ind, når de taler. Selv hvis du er stærkt uenig i, hvad de siger, eller du synes, det er skidt, skal du lade dem afslutte, inden de tager deres point.
8. Vær meget opmærksom
Når du kører et møde, holder alle øjnekontakt med dig, når de taler. At lytte opmærksomt til dem er en måde at fortælle dem, at du respekterer deres meninger, og at du er villig til at høre dem ud. Kun få ting kan være irriterende for andre på et møde end at fikle med din smartphone, når de taler. Det sender signaler om, at du ikke værdsætter deres meninger, og at selve mødet ikke er vigtigt for dig.
9. Håndter konflikt godt-: Det er almindeligt, at der opstår konflikter på bestyrelsesmøder. Hvis det sker på det møde, du løber, kan du prøve så meget som muligt at kontrollere det uden at efterlade hårde følelser i sindet hos nogen.
10. Anerkend og tak for alle tilstedeværende
Ved afslutningen af et bestyrelsesmøde skal du anerkende tilstedeværelsen af alle tilstedeværende og takke dem for at deltage i mødet og for at have ydet betydelige bidrag. Fortæl deltagerne, at du sætter pris på dem vil motivere dem til at være mere engagerede i efterfølgende møder.