Ifølge undersøgelser synes ca. 50 procent af medarbejderne, at møder er det største spild af deres tid, mens de er på arbejde - og den største produktionsmorder.
Her taler vi ikke om konferencer, seminarer og bestyrelsesmøder, der normalt er godt planlagt. Vi taler om de interne personalemøder, der normalt varer i timer, men ikke altid er nødvendige.
Indrømmet, forretningsmøder giver en mulighed for at diskutere vigtige spørgsmål om en virksomhed og alt, hvad der er forbundet med det, men disse møder kommer med den ulempe at dræbe produktiviteten for både ansatte og ledere. Dette forklarer, hvorfor eksperter har anbefalet aflysning af de fleste forretningsmøder som en måde at øge produktiviteten. Her er 10 grunde til, at forretningsmøder dræber produktiviteten:
10 grunde til, at forretningsmøder dræber produktivitet
1. Forretningsmøder spilder tid
Som nævnt tidligere tager de fleste forretningsmøder en betydelig del af medarbejderens arbejdstid, hvilket giver dem meget lidt tid til at udføre vigtige opgaver. For ledere er det endnu værre - mere end halvdelen af deres tid på arbejdet tilbringes på det ene møde eller det andet, med enten ansatte eller tredjepart interessenter som kunder, leverandører og forretningspartnere. Faktisk er et af kendetegnene for moderne forretningsførere, at de tilbringer det meste af deres tid på forretningsmøder.
2. De fleste forretningsmøder producerer ingen handlingsplan
Efter et møde bør der være en handlingsplan, der skitserer og forklarer vigtige skridt, der skal tages. Men desværre ender de fleste møder uden denne form for plan. Og dette fører til afholdelse af efterfølgende møder for at gennemgå spørgsmål, som ellers skulle have været gjort med. Jo flere møder medarbejdere og ledere deltager i, jo mere produktiv arbejdstid mister de selvfølgelig.
3. De fleste forretningsmøder er ikke forberedt på
De fleste forretningsmøder indkaldes, når det er klart, at arrangøren ikke har noget sammensat til møderne. De vil bare tale om noget og forsømme det faktum, at dette er ren spild af dyrebar tid. Uden en solid plan for, hvad der vil blive drøftet på et møde, og hvor længe mødet vil holde, diskuteres unødvendige spørgsmål ( og et andet møde vil endda blive planlagt til rester ), og intet positivt opnås.
4. Spørgsmål drøftet på sidstnævnte møde gennemgås
Dette er en af de mest almindelige årsager til, at forretningsmøder tager mere tid end normalt. De spørgsmål, der blev rejst eller drøftet på det forrige møde, burde have været formidlet og læst på forhånd. Dette vil gøre et forretningsmøde til en passende opfølger til den forrige - ikke en tidsspildende gentagelse af den forrige. Så spar altid den " læsning af referater fra det sidste møde " -nonsens ud af din mødes dagsorden.
5. Forretningsmøder bryder undertiden op i undermøder
Der er tidspunkter, hvor et forretningsmøde vil fremkalde andre nye debatter og diskussioner. Selvom det er helt normalt, at sådanne nye ideer eller emner dukker op under et møde, er det den almindelige fejl, der fører til forlænget mødetid og uproduktive møder, at lade dem ændre mødets retning. Og for hvert møde, der ikke giver gode resultater, vil mange flere komme, indtil et acceptabelt mål er nået.
6. Folk socialiserer sig på forretningsmøder
Forretningsmøder dræber produktiviteten, fordi de tager længere tid end normalt. Og en af grundene til, at de tager længere tid, er unødvendig socialisering blandt de deltagende. Folk spørger deres kolleger, hvad de gjorde i weekenden, når sådanne spørgsmål kunne stilles i løbet af frokosten.
7. Nogle punkter i møderne gentages af fjollede grunde
En anden grund til, at de fleste forretningsmøder tager for meget tid, er den unødvendige gentagelse af det, der er blevet drøftet, så en person, der gik ind under mødet eller var fraværende på det sidste møde, ville forstå, hvor mødet var på vej fra. Dette er en subtil måde at forsømme betydningen af andres tid. Uanset hvor vigtig en person er for en virksomhed, skal der være en alternativ måde at fortælle dem om, hvad de gik glip af på et møde.
8. De fleste møder er brainstorming sessioner
Hvis en virksomhed har brug for at nå et bestemt mål og har brug for ideer fra medarbejdere og ledere om, hvordan man kan nå dette mål, kan der indkaldes til et forretningsmøde. Men hvor de fleste forretningsarrangører får forkert, er det at bruge mødet som en vej til at komme med nye ideer. Dette vil altid tage tid, især da de fleste medarbejdere er nødt til at brainstorme for ideer på stedet - noget de ikke var forberedt på. Ideelt set burde dagsordenen have været formidlet til de deltagende, så alle kommer med deres egne ideer.
9. Teknologi forlænger de fleste møder
De fleste forretningsmøder forlænges unødigt af behovet for at ordne projektoren, eller behovet for at søge på nettet efter nogle oplysninger, eller behovet for, at arrangøren modtager et opkald. Alle disse ting tilføjer den samlede tid, der bruges på forretningsmøder.
10. De fleste forretningsmøder afholdes til informationsformål: - Forretningsmøder bør afholdes til beslutningstagning. Læsning af unødvendige oplysninger fra en PowerPoint-præsentation eller fortælling af virksomhedens historie spilder kun tid.